Zmiany planów finansowych można przygotować w BEST Asystencie na dwa różne sposoby.
Tworzenie zmiany planów finansowych na podstawie dokumentu zmiany utworzonej przez Skarbnika
Program Best Asystent automatycznie utworzy zmianę planów finansowych do przygotowanej uchwały/zarządzenia zmieniającego.
Po utworzeniu uchwały/zarządzenia zmieniającego budżet i uzupełnienia informacji w poszczególnych pozycjach, które dotyczą konkretnej jednostki organizacyjnej plany finansowe wygenerują się automatycznie i zostaną podpięte do dokumentu. Tak powstałe plany finansowe otrzymają automatycznie nazwę taką samą, jak nazwa dokumentu budżetowego.
Numer/nazwę można jednak edytować.
Aby sprawdzić, jakie plany są podpięte do zmiany należy kliknąć przycisk w prawym górnym rogu Plany Finansowe. Wówczas otworzy się dodatkowe okienko prezentujące podpięte dokumenty.
W momencie edycji zmiany dokumentu budżetowego wygenerowane automatycznie zmiany planów finansowych widoczne będą również w zakładce, na głównym pasku menu po lewej stronie: Plany Finansowe „Do Uchwały”.
Uwaga ⚠️ Aby zmiany planów finansowych wygenerowały się, należy się upewnić czy wszystkie plany finansowe podpięte są do głównej uchwały budżetowej.
Tworzenie zmiany planów finansowych na podstawie wstępnej zmiany utworzonej przez kierownika JO
Kierownik jednostki organizacyjnej może również przesłać za pomocą programu Best Asystent propozycję zmiany planu finansowego do Skarbnika – głównego użytkownika programu Best Asystent. Wysłanie planu finansowego spowoduje pojawienie się w panelu Skarbnika zmiany planu finansowego ze statusem Do akceptacji.
Przesłany przez kierownika JO dokument zmiany planu finansowego należy podpiąć do wybranej uchwały/zarządzenia zmieniającego, aby stał się jego integralną częścią. W tym celu należy wejść do dokumentu zmianowego.
A następnie kliknąć przycisk w prawym górnym rogu Plany Finansowe i zaznaczyć wybraną zmianę planu finansowego.
Plan finansowy posiadający status Do akceptacji wymaga również zatwierdzenia przez Skarbnika.
Powiadomienie o utworzeniu zmiany planu finansowego
Kierownik JO po wprowadzeniu stosownych zmian i wysłaniu planu finansowego spowoduje zmianę statusu planu finansowego jednostki organizacyjnej Roboczej na Do akceptacji. Skarbnik otrzyma wtedy powiadomienie na adres e-mail o utworzeniu przez kierownika JO zmiany plany finansowego.
Eksport zmiany planu finansowego
Aby wyeksportować zmianę planu finansowego należy przejść do zakładki Plany Finansowe, a następnie otworzyć plan finansowy.
Następnie należy przejść do zakładki Podsumowanie. Aby plik zapisał się na komputerze, należy kliknąć przycisk XML do wgrania w Bestii.
Plik zapisze się na komputerze w folderze Pobrane.