Przed przystąpieniem do pracy nad dokumentem należy przesłać do programu paczkę danych z programu BeSTi@.
Logowanie i konfiguracja Plikomatu Publink
Aby rozpocząć pracę należy pobrać oraz skonfigurować Plikomat Publink. Instrukcje jak zrobić to poprawnie znajdują się tutaj. Po uruchomieniu Plikomatu Publink należy się do niego zalogować.
Rodzaje paczek, które można przesłać Plikomatem
Plikomat Publink służy do przesyłania danych. Warto wiedzieć, że korzystając z programu należy wybrać paczkę Budżet 2024. Plikomat umożliwi nam przesłanie wszystkich dostępnych na 2024 dokumentów bezpośrednio z Bestii (uchwała i/lub zmiany).
Warto pamiętać, że pojedyncze dokumenty w formacie XML można również importować bezpośrednio z pliku. Instrukcja jak wgrać do programu BEST Asystent plik XML znajduje się tutaj.
Wysyłka paczki
Po zalogowaniu się do Plikomatu Publink, można wybrać paczkę Budżet 2024, a następnie kliknąć przycisk START w celu przesłania danych z programu BeSTi@.
Po przesłaniu paczki, pojawi się komunikat informujący o poprawnym przesłaniu paczki danych. W kolejnym oknie Plikomatu należy kliknąć przycisk OK, aby wrócić do BEST Asystenta i do okienka importu.
Komunikaty po przesłaniu paczki
Na ekranie głównym, widoczne będzie okienko z listą dokumentów do importu. Na górze okna wyświetla się informacja o liczbie zaznaczonych dokumentów.
Uwaga ⚠️ Jeśli lista dokumentów w BEST Asystencie jest pusta, automatyczne będą zaznaczone wszystkie dostępne pozycje widoczne z BeSTi@.
W oknie Importu z Bestii, można też odznaczyć wszystkie dokumenty.
A następnie wybrać tylko te, które chcemy zaimportować.
Uwaga ⚠️ Można też ponownie wrócić do okienka importu i wybrać inne dokumenty. Na końcu artykułu znajduje się szczegółowy opis Powtórne przesłanie dokumentów.
Wybrane dokumenty wgrywamy klikając przycisk Importuj.
Pamiętaj ℹ️ Jeśli paczka nie zostanie poprawnie przesłana, w programie pojawi się odpowiedni komunikat wraz ze wskazaniem, dlaczego przesyłanie danych nie przeszło poprawnie. Aby przesłać paczkę poprawnie, należy przeczytać komunikat w oknie dialogowym, a następnie zastosować się do instrukcji.
Zaimportowane dokumenty otrzymują automatycznie zielony status przesłania.
Generowanie planów finansowych po przesłaniu paczki
W BEST Asystencie po przesłaniu paczki, można za pomocą jednego przycisku automatycznie wygenerować i podpiąć plany finansowe do wybranych i zaimportowanych dokumentów.
Aby wygenerować i podpiąć plany finansowe do zaimportowanych dokumentów należy kliknąć przycisk w oknie importu Generuj Plany Finansowe. Należy jednak pamiętać, że jeśli w przesyłanych dokumentach nie mamy przypisanych jednostek, plany finansowe nie wygenerują się automatycznie.
Po wygenerowaniu pojawi się komunikat: Plany finansowe zostały wygenerowane pomyślnie i zostały pomyślnie podpięte do dokumentów bazowych (przypisane do dokumentów głównych). Tak wygenerowane dokumenty pojawią się automatycznie na liście dokumentów w panelu Plany Finansowe.
Import można zakończyć również bez generowania planów finansowych.
Powtórne przesyłanie dokumentów
Będąc zalogowanym w programie, można ponownie wrócić do importu dokumentów z Bestii, po wcześniejszym przesłaniu paczki Plikomatem.
W tym celu, będąc na liście dokumentów, za pomocą przycisku znajdującego się po prawej stronie, należy w okienku przejść do funkcji Zaimportuj dokument z Bestii, klikając Wybierz dokumenty.
Na ekranie głównym, widoczne będzie okienko z listą dokumentów do importu. Na górze okna wyświetla się informacja o liczbie zaznaczonych dokumentów. W przypadku, kiedy mamy już przesłaną uchwałę i dwie pierwsze zmiany, weryfikacja pokaże żółty wykrzyknik – ostrzeżenie przy tych dokumentach. Komunikat brzmi Możliwy duplikat importowanego dokumentu. Natomiast należy pamiętać, że jest to tylko ostrzeżenie, a decyzja dot. importu dokumentu zawsze należy do użytkownika.
Warto pamiętać, że jeśli pojawi się nowy dokument w Bestii należy przesłać ponownie paczkę Plikomatem lub wgrać nowy dokument w formie XML. Instrukcja jak wgrać do programu BEST Asystent plik XML znajduje się tutaj.