Przed przystąpieniem do pracy nad dokumentem należy przesłać do programu paczkę danych z programu BeSTi@.
Logowanie i konfiguracja Plikomatu Publink
Aby rozpocząć pracę należy pobrać oraz skonfigurować Plikomat Publink. Instrukcje jak zrobić to poprawnie znajdują się tutaj. Po uruchomieniu Plikomatu Publink należy się do niego zalogować.
Rodzaje paczek, które można przesłać Plikomatem
Plikomat Publink służy do przesyłania danych. Warto wiedzieć, że korzystając z programu należy wybrać paczkę Budżet 2024. Plikomat umożliwi nam przesłanie wszystkich dostępnych na 2024 dokumentów bezpośrednio z Bestii (uchwała i/lub zmiany).
Warto pamiętać, że pojedyncze dokumenty w formacie XML można również importować bezpośrednio z pliku. Instrukcja jak wgrać do programu BEST Asystent plik XML znajduje się tutaj.
Wysyłka paczki
Po zalogowaniu się do Plikomatu Publink, można wybrać paczkę Budżet 2024, a następnie kliknąć przycisk START w celu przesłania danych z programu BeSTi@.
Po przesłaniu paczki, pojawi się komunikat informujący o poprawnym przesłaniu paczki danych. W kolejnym oknie Plikomatu należy kliknąć przycisk OK, aby wrócić do BEST Asystenta i do okienka importu.
Komunikaty po przesłaniu paczki
Na ekranie głównym, widoczne będzie okienko z listą dokumentów do importu.
Dokumenty, które jeszcze nie znajdują się w programie BEST Asystent zostaną automatycznie zaznaczone do zaimportowania. Za pomocą kwadracika obok dokumentu, można dowolnie zaznaczać i odznaczać dokumenty do zaimportowania.
Przy niektórych dokumentach może znajdować się żółte ostrzeżenie. Oznacza to, że możliwe, że ten dokument już znajduje się na liście dokumentów w BEST Asystencie.
Wybrane dokumenty wgrywamy klikając przycisk Importuj.
Pamiętaj ℹ️ Jeśli paczka nie zostanie poprawnie przesłana, w programie pojawi się odpowiedni komunikat wraz ze wskazaniem, dlaczego przesyłanie danych nie przeszło poprawnie. Aby przesłać paczkę poprawnie, należy przeczytać komunikat w oknie dialogowym, a następnie zastosować się do instrukcji.
Generowanie planów finansowych po przesłaniu paczki
W BEST Asystencie po przesłaniu paczki, można automatycznie wygenerować i podpiąć plany finansowe do wybranych i zaimportowanych dokumentów.
Aby wygenerować i podpiąć plany finansowe do zaimportowanych dokumentów należy zaznaczyć tę opcję w oknie importu plików. Należy jednak pamiętać, że jeśli w przesyłanych dokumentach nie mamy przypisanych jednostek, plany finansowe nie wygenerują się automatycznie.
Powtórne przesyłanie dokumentów
Będąc zalogowanym w programie, można ponownie wrócić do importu dokumentów z Bestii, po wcześniejszym przesłaniu paczki Plikomatem.
W tym celu, będąc na liście dokumentów, za pomocą przycisku znajdującego się po prawej stronie, należy w okienku przejść do funkcji Zaimportuj dokumenty, klikając Z Bestii.
Warto pamiętać, że jeśli pojawi się nowy dokument w Bestii należy przesłać ponownie paczkę Plikomatem lub wgrać nowy dokument w formie XML. Instrukcja jak wgrać do programu BEST Asystent plik XML znajduje się tutaj.